- Hvis en virksomhet skal lykkes med å ta i bruk SharePoint, så er det viktig å forstå de ulike brukergruppenes behov og tilpasse opplæringen deretter. Det er også avgjørende å tilpasse utrullingen basert på hvor digitalt moden brukerne er, sier Per Christian Eggen.
SharePoint har vært et hyppig tema her på bloggen, og ikke uten grunn. SharePoint er ofte involvert i større eller mindre grad i mange av våre prosjekter. I dette intervjuet med Per Christian Eggen, en av gründerne bak The New Company, deler han noen tips og triks for hvordan man skal lykkes med samhandling i SharePoint. I intervjuet fokuserer vi på SharePoint i forhold til Teamsites, dokumenter og oppgaver, og ikke på publisering av artikler, som SharePoint også kan brukes til.
Endret arbeidshverdag
Hvordan kan vellykket samhandling i SharePoint forandre en arbeidstakers liv, Per Christian?
- Først og fremst er det avgjørende med et realistisk bilde. SharePoint kan nok forandre arbeidshverdagen for den enkelte, men det avhenger av hvilken brukergruppe man tilhører. SharePoint har en stor motor, men ikke alle verktøy passer for alle eller til alle situasjoner. Vi kan gjerne beskrive SharePoint som en Rolls Royce, men den ser ut som en Volkswagen, sier Eggen.
Tre brukergrupper
- Vi kan gjerne dele en organisasjon inn i tre brukergrupper. De «aktivitetsorienterte« medarbeiderne i marketing og salg, «de prosessorienterte» innen logistikk, produksjon og IT, og de «dokumentorienterte» medarbeiderne i f.eks. HR, juridisk og regnskap. Aktivitetsorienterte vil gjerne bare ha behov for lagringsmulighetene i SharePoint, og det finnes det enklere verktøy for, selv om SharePoint ofte ligger i bakgrunnen. Microsoft Teams er en enklere inngangsport for denne brukergruppen.
Prosessorienterte medarbeidere vil gjerne ha stor nytte av fleksible verktøy som kan bidra til å automatisere arbeidsflyt. Til dette formålet er en kombinasjon av SharePoint, Power Automate og Microsoft Teams perfekt. For den tredje brukergruppen, de «dokumentsentriske», kan nok SharePoint «forandre liv». For disse er SharePoint en svært riktig motor. Disse kan bruke SharePoint til å organisere sin verden på en sikker måte med metadata, tilgangsrettigheter og forhåndsdefinerte arbeidsflyter på et til tider veldig detaljert nivå.
Hvilke grep må til for å oppnå dette?
- Igjen så handler det om å forstå brukergruppene. Det dreier seg om å tilpasse utrullingen basert på hvor digitalt moden brukerne er, for i mange tilfeller kan SharePoint være for mye. Ved innføringen av SharePoint i en organisasjon er det helt vesentlig å tilpasse opplæringen til de interne brukergruppene, samtidig som man sikrer å ha et visst antall superbrukere. Å virkelig dra nytte av SharePoint krever et høyt kunnskapsnivå. Til sist er det viktig med en aktiv vedlikeholdsplan for de som skal bruke SharePoint, med tanke på antall siter på overordnet nivå, men også på spørsmål som medlemsforvaltning, oppdateringer av metadata, tilgangsrettigheter og arbeidsflyt.
Hva med Slack og Teams?
- Slack og Teams og de andre teambaserte samhandlingsverktøyene springer frem. Hvilke hull fyller disse som SharePoint ikke gjør, og hvordan ser du for deg SharePoints rolle i fremtiden?
- Det er et veldig interessant spørsmål. SharePoint er nok et mer «statisk og arkivorientert verktøy» som mangler støtte for dialogformen, og sånn bør det også være. Dersom man skulle kombinere alt i et verktøy ville det blitt enormt og ikke fungert særlig bra. Men det behovet som Slack og Teams virkelig fyller, er behovet for å samtale om dokumentene og aktivitetene våre på en enkel måte. Vi kaller de gjerne for dialogbaserte samhandlingsverktøy. De muliggjør korte snakkebobler, har en lavere terskel for å bli tatt i bruk, og er som skapt for å dele ting raskt. Det er ustrukturert, men det fungerer.
Velg riktig verktøy til riktig oppgave
- Hvis virksomheten tar i bruk Office 365, så er det viktig å bruke riktig verktøy til riktig oppgave. Enkelt fortalt vil det være 365 SharePoint som er tilpasset dokument-håndtering på et mer avansert nivå, mens Teams brukes til dialog, aktiviteter og fildeling i mindre arbeidsgrupper. Yammer fyller et behov for kommunikasjon mellom interessentgrupper for ulike tema og til engasjement på tvers av organisasjonen, mens Power Automate kan brukes til arbeidsflyt. Det finnes med andre ord ingen hellig gral, men de ulike verktøyene utfyller hverandre.