Økte gevinster gjennom sosiale intranett
By: Morten Myrstad | Kategori: Digital Workplace

Interessen for utviklingen av sosiale intranett, eller ”sosiale medier på innsiden”, er sterkt økende, også i Norge. Utfordringen er ikke bare å velge riktig samhandlingsløsning, men vel så viktig er det å velge riktig mål og intern målgruppe.

Kjært barn har mange navn sies det. Når det gjelder sosial funksjonalitet på jobben, omtales det både som sosiale intranett, samhandlingsverktøy, interne sosiale plattformer, sosial integrasjon, sosiale medier på innsiden etc.

Uansett hvilke ord man velger å bruke, er fellestrekket en tro på at økt og bedre samhandling skal bidra til mer endringsorienterte bedrifter, økt produktivitet og til bedre kundeopplevelser.

Photo: Pixabay
Photo: Pixabay

Det finnes flere viktige drivere bak fremveksten av sosiale intranett

Teknologipåvirkning som kommer utenfra og inn i bedriftene

Trender som ”Consumerization”, ”Bring Your Own Device” og ”Digital Natives” gjør at medarbeidere i økende grad forventer tilsvarende måter å kommunisere på i jobben, som de er vant til fra sitt private liv. Bedrifter uten sosiale, mobile og digitale kommunikasjonsmuligheter internt vil for mange medarbeidere fremstå som stive, redde og endringsuvillige. Mens bedrifter som stimulerer til sosial interaksjon og samhandling gjør det attraktivt å utvikle seg selv sammen med bedriften.

Påvirkning som skjer gjennom og mellom bedriftenes egne interessenter

Den andre gruppen av drivere utvikles i den kommersielle interaksjonen mellom kunder, leverandører og andre partnere. Stadig flere oppdager at kundene, enten de er B2C- eller B2B-kunder, allerede er mobile og sosiale. I deres søken etter informasjon, kunnskap eller produkter, forventer de at du som merkevare er tilgjengelig uavhengig av plattform eller device. Uten en sosial-digital trening og kultur internt i bedriften, vil virksomheten kunne risikere å miste viktige kunderelasjoner og fremtidige forretningsmuligheter, ja kanskje endog uten å skjønne hva som skjer.

Påvirkning som kommer innenifra

Den tredje gruppen av drivere kommer innenifra, hvor fremtidsrettede ledere ser at de gamle kommunikasjonsstrukturene er et hinder for kunnskapsdeling, innovasjon og vekst. Ja,  kanskje er selve eposten, hvor en kunnskapsmedarbeider tilbringer 28% av sin arbeidsdag, selve symbolet på en ineffektiv organisasjon. I dette landskapet kan sosial funksjonalitet og samhandling bidra til mer effektiv kommunikasjon, til at kunnskap finner kunnskap, og til å utløse ny skaperkraft. Men spørsmålet er like fullt hvordan.

Store løfter, men også fallgruver

Ifølge en rapport fra McKinsey kan bedre kommunikasjon og samhandling gjennom sosiale teknologier bidra til å øke produktiviteten til kunnskapsmedarbeidere med 20-25 prosent.

Men det finnes også klare fallgruver.  Ifølge en analyse fra Gartner mislykkes eksempelvis hele 4 av 5 ”social corporate”-prosjekter i forhold til målsettingen. Disse sosiale intranettene både lever og fungerer, men de bidrar altså ikke til den ønskede og lovede produktivitetsgevinsten. Like fullt fortsetter bedriftene å investere i sosiale intranett, ja investeringsnivået er økende, men nå mer målrettet enn noensinne.

Uklart formål og mangel på mål

I prinsippet er det ikke så vanskelig å forstå at avkastningen uteblir. På samme måte som når det gjelder fremveksten av sosiale medier som et markedsføringsverktøy, så har utviklingen på innsiden av bedriftene vært drevet av entusiaster. Det er i seg selv vel og bra, men uten  forankring hos topp- og mellomledere, er et sosialt intranettprosjekt dømt til å mislykkes. Utydelig måldefinisjon og manglende lederforankring er en gjenganger i sosiale intranettprosjekt som ”bare er der”, uten egentlig å bidra, verken kulturelt eller forretningsmessig.

Ikke tilstrekkelig med bare sosialt

Et annet kjennetegn ved ”førstegenerasjons” sosiale intranett, er at de gjerne overfokuserer på det sosiale. Hvis det eneste som binder en gruppe sammen er selve relasjonen, uten at den har et mål, innhold, handlinger og opplevelser, vil nyhetsverdien fort tape seg. Det sosiale intranettet som en slags felles samling rundt en ”water cooler” eller et leirbål, er altså ikke tilstrekkelig.

For hvem er det sosiale intranettet?

En tredje fallgruve er uklar målgruppedefinisjon. Joda, i prinsippet definerer man selvsagt medarbeiderne som målgruppen for det sosiale intranettet. Men i hvilken egenskap? Som sosial person, teammedlem, fagperson, leder/medarbeider, eller rett og slett som en ansatt med krav på informasjon og innflytelse? I tillegg så er vår identitet sammensatt, hvor vi beveger oss inn og ut av ulike type miljøer (på det sosiale fagspråket kalt grafer). Vil disse grafene spille sammen, eller bør vi la jobb være jobb og la våre private relasjoner (venner og familie) tilhøre den sosiale grafen alene?

Graf

Identifiser de kritiske suksessfaktorene

Det gjelder å identifisere kritiske suksessfaktorene tidlig. Her er enhver virksomhet unik, men det er noen spørsmål som alltid bør stilles. Eksempelvis: Hva er det som er det som har motivert prosjektet, akkurat nå, og hva må til for at det skal lykkes?

Prosess

Funksjonalitet i sosiale intranett er drivkraften

Godt forankret i formål og mål, gjelder det å beskrive hvilke funksjoner et sosialt intranett skal ha. Noen funksjoner kan være ”kjekk å ha”, andre utgjør kjernen i plattformen, mens atter andre funksjoner er helt avgjørende for å få alle avdelinger og team om bord.

Noen av de viktigste spørsmålene man her bør stille er  bl.a.:

  • Er motivet bak det sosiale intranettet først og fremst bedre kommunikasjon?
  • Hvor viktig er kunnskapsdeling og samhandling – på tvers i organisasjonen?
  • Skal det sosiale intranettet brukes uavhengig av plattform, device og operativsystem?
  • I hvilken grad er det viktig at det sosiale intranettet er integrert med virksomhetens forretningsprosesser – på kort og lang sikt?

Funksjonalitet

Mulighetene for sosiale plattformer er mange

I det sosiale teknologilandskapet skjer endringene svært hurtig. Og på tilbudssiden er det en lang rekke aktører som satser tungt. I The New Company deler vi i øyeblikket tilbudssiden opp slik:

  • Sosiale nettverk: Både Facebook, Linkedin og Google+ tilbyr gruppe-funksjoner som kan brukes som sosiale intranett, (særlig for mindre og homogene organisasjoner).
  • Forretningsplattformer: En lang rekke store forretningsorienterte tilbydere, innenfor CRM, ERP, Prosjekt, Human Relations, Marketing, , som eksempelvis SAP og Microsoft, tilbyr nå sosial funksjonalitet ”på toppen” av de forretningsorienterte prosessene.
  • Dokumentplattformer: Plattformer for dokumentlagring, som eksempelvis Box og Dropbox, tilbyr også i økende grad muligheter for dokumentdeling og samhandling. Skyen (The Cloud) forsterker denne utviklingen.
  • Rene samhandlingsverktøy: I tillegg finnes det en rekke selvstendige aktører som tilbyr sosiale intranett og/eller samhandlingsverktøy, enten som stand-alone løsninger, eller tett integrert med andre virksomhetssystemer. Eksempler: Jive Software, Igloo etc.

I tillegg til disse fire tilbydergruppene, ser vi flere helt nye aktører som i sitt samhandlingstilbud tar utgangspunkt i mobilen, inkludert adresseboken, eller som søker å kopiere funksjonalitet som vi kjenner fra private meldingstjenester som WhatsApp, til en Enterprise virkelighet.

Gode prosesser er helt avgjørende

Iveren etter å komme i gang kan ofte være stor, og kanskje har noen allerede ”bestemt seg” når det gjelder valg av løsning. Men det gjelder å skynde seg grundig. Ikke undervurder viktigheten av prosess eller modning. Vi sier det slik: Målet i et sosialt intranettprosjekt er å komme frem til en stabil og forankret løsning, som også er robust i forhold til større endringer i teknologi, organisasjon eller prosesser.

Fremgangsmåte

Husk målet!

Som du vil forstå: Mulighetene i forhold til utviklingen av et sosialt intranett, er større enn noensinne, og teknologiene er til stede. Men ikke glem hva du og din virksomhet ønsker å oppnå!

The New Company er spesialister innen digital virksomhetsutvikling. Innsikt, strategier og løsninger i bruk av sosiale intranett og samhandlingsløsninger er et av våre sentrale tjenesteområder. For å få med deg løpende nyheter og innsikt kan du abonnere på vårt nyhetsbrev her, eller følge oss i sosiale medier: Linkedin, Facebook, Twitter, Google+.